DÉMONSTRATION · FINANCE ET COMPTABILITÉ · CONÇU · PILOTE ET PLUS TARD
Une comptabilité où celui qui prépare n’est pas celui qui signe
Le comptable prépare les écritures, la clôture, le lot de règlements fournisseurs et la préparation fiscale. Le directeur administratif et financier relit et signe. Une période signée est verrouillée ; on la corrige par une écriture rectificative, jamais en effaçant.
Données synthétiques. Ces écrans sont des pilotes ou relèvent d’un stade ultérieur : ils montrent une structure, pas un logiciel comptable validé. Le modèle d’accès est une proposition qu’un conseil doit confirmer.
Réponse courte
La comptabilité d’une clinique tient les écritures, clôture chaque période, règle les fournisseurs et rapproche la banque. Dans 1001care, le comptable prépare et le directeur administratif et financier signe : une période signée est verrouillée et se corrige par une écriture rectificative. Écrans « Pilote » ou « Plus tard », à valider avec l’expert-comptable. Données synthétiques.
01
Le problème (posé en questions)
- Celui qui prépare la clôture du mois est-il aussi celui qui la signe ?
- Un écart entre la banque et la comptabilité reste-t-il visible jusqu’à ce que quelqu’un le justifie ?
- Une facture fournisseur déjà saisie peut-elle être enregistrée deux fois sans que personne ne le voie ?
02
La fonctionnalité en action
01Grand livre (Pilote)
Le journal des écritures, la balance et le plan comptable. Les numéros de comptes sont des exemples, à faire valider par un expert-comptable.
02Écriture déséquilibrée (Pilote)
Une écriture n’est enregistrée que si les débits égalent les crédits. Rien de ce qui est saisi n’est perdu.
03Clôture à signer, période clôturée (Pilote)
La clôture préparée par le comptable est signée par une autre personne. Signée, la période est en lecture seule.
04Clients et fournisseurs (Pilote)
Le directeur financier signe le lot de règlements. Le virement est fait à la banque par la personne habilitée : 1001care ne déplace aucun argent.
05Fiscalité (Pilote)
La structure d’une préparation : taux et règles à valider avec l’expert-comptable. Aucune déclaration n’est transmise depuis l’écran.
06Rapprochement bancaire (Pilote)
Un assistant propose des correspondances entre le relevé et les écritures. Rien n’est appliqué sans une personne.
07Écart à justifier (Pilote)
Un écart reste visible tant qu’il n’est pas justifié. Le rapprochement signé est verrouillé.
08Budgets (Plus tard)
Un ajustement exige un motif et crée une nouvelle version ; la précédente reste consultable.
09Coût par séjour (Plus tard)
Illustratif · non validé : la méthode d’imputation reste à décider par la direction, aucune marge n’est calculée, les séjours incomplets sont exclus avec la raison.
10Vues réduites
Totaux seulement pour la direction du groupe ; le praticien ne voit que son propre compte.
03
Qui fait quoi
| Étape | Qui | Ce que fait le logiciel |
|---|---|---|
| Préparer écritures, clôture, lot fournisseurs, préparation fiscale | Le comptable | Garde le brouillon, contrôle l’équilibre des écritures |
| Signer la clôture, le lot, la préparation fiscale, le rapprochement | Le directeur administratif et financier | Verrouille ce qui est signé, avec le signataire et l’heure |
| Déposer une déclaration, faire un virement | La personne habilitée de l’établissement | Rien : 1001care ne transmet aucune déclaration et ne déplace aucun argent |
| Valider le plan comptable, la TVA, les impôts | L’expert-comptable | Affiche « à valider » à la place de tout taux |
| Proposer un rapprochement bancaire | Un assistant logiciel | Propose seulement ; une personne l’applique ou le rejette (R6) |
L’établissement garde ses rôles comptables, fiscaux et cliniques. 1001care fournit le logiciel et les messages ; il ne prend aucune décision médicale, ne fixe aucun taux et ne remplace pas l’avis de l’expert-comptable.
Qui voit quoi (à confirmer par un conseil) : le comptable et le directeur financier voient le détail ; le directeur de la clinique voit l’ensemble de la finance, sans dossier clinique ; le groupe ou l’actionnaire voit des totaux par classe de comptes ; le directeur médical voit un coût par type de séjour, sans liste de séjours ; un médecin voit uniquement son propre compte d’honoraires ; la facturation et les stocks ne voient que la pièce en cours.
Un assistant agit dans l’accès de la personne pour qui il travaille. Pour un assistant administratif, relever son niveau est réservé à l’administrateur informatique et se retrouve dans le « Journal des agents ».
04
Ce qui se règle établissement par établissement
- Le plan comptable et ses libellés, validés par l’expert-comptable de l’établissement.
- Qui prépare, qui signe, et le calendrier de clôture : les écrans montrent des réglages d’exemple.
- Les taux, les échéances fiscales et la périodicité (affichés « à valider »).
- Les règles d’imputation du coût par séjour, décidées par la direction et versionnées.
- Le format du relevé bancaire importé et les seuils de relecture.
05
Conçu, Pilote, Plus tard, proposé
- Les six écrans avec leurs états : vide, erreur, chargement, verrouillé, accès réduit
- Écriture rectificative, justification d’un écart, double saisie bloquée
- Grand livre, clients et fournisseurs, fiscalité, rapprochement bancaire : Pilote
- Budgets, coût par séjour : Plus tard
- Facturation électronique et mentions légales obligatoires : question à valider avec l’expert-comptable
- Comptabilité complète ou export vers le logiciel de votre comptable ; paie : à cadrer établissement par établissement
06
Pour chaque rôle
-
Comptable
Une écriture qui refuse de se déséquilibrer et un écart qui ne disparaît pas sans motif.
-
Directeur financier
Ce qui est signé est verrouillé, avec la date et le signataire.
-
Directeur de la clinique
Des totaux, sans ouvrir un dossier clinique.
Questions fréquentes
Qui prépare et qui signe la clôture comptable d’une clinique ?
Dans 1001care, le comptable prépare la clôture et le directeur administratif et financier la signe : celui qui prépare n’est pas celui qui signe. Signée, la période est en lecture seule ; on la corrige par une écriture rectificative. Qui prépare et qui signe est un réglage de chaque établissement.
Source : écran « Grand livre » (état « Clôture à signer ») de 1001care (maquette, données synthétiques, Pilote).
Un logiciel de comptabilité de clinique transmet-il les déclarations fiscales ?
Pas dans 1001care. L’écran montre la structure d’une préparation fiscale, avec les taux et les règles marqués « à valider » avec l’expert-comptable. Aucune déclaration n’est transmise depuis l’écran : la personne habilitée de l’établissement la dépose.
Source : écran « Fiscalité » de 1001care (maquette, données synthétiques, Pilote).
Un assistant peut-il faire le rapprochement bancaire tout seul ?
Non. Un assistant propose des correspondances entre le relevé et les écritures ; une personne les applique ou les rejette. Un écart reste visible tant qu’il n’est pas justifié, et le rapprochement signé est verrouillé.
Source : écran « Rapprochement bancaire » de 1001care (maquette, données synthétiques, Pilote).
Le logiciel déplace-t-il de l’argent ou règle-t-il les fournisseurs ?
Non. Le directeur financier signe un lot de règlements ; le virement est fait à la banque par la personne habilitée. 1001care ne déplace aucun argent.
Source : écran « Clients et fournisseurs » (état « Lot à signer ») de 1001care (maquette, données synthétiques, Pilote).
Le plan comptable et la TVA sont-ils paramétrés dans 1001care ?
Non : les numéros de comptes sont des exemples et les taux s’affichent « à valider ». Le plan comptable, la TVA et les impôts sont à valider avec l’expert-comptable de l’établissement ; 1001care ne remplace pas son avis.
Source : écran « Grand livre » (état « Plan comptable ») de 1001care (maquette, données synthétiques, Pilote).
08
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