DÉMONSTRATION · STOCKS ET ACHATSConçu
Du seuil franchi à la commande approuvée, étape par étape
Le magasin suit les lots et les péremptions. Quand un article passe sous son seuil, un assistant propose des quantités ; une personne en fait des demandes d’achat, et le circuit d’approbation de votre établissement fait le reste.
Données synthétiques. Le modèle d’accès est une proposition qu’un conseil doit confirmer.
Écrans en conception
Clip HM-SCM · prévu
Réponse courte
La gestion des stocks d’une clinique suit chaque article par lot et par date de péremption, signale les seuils franchis et encadre les achats. Dans 1001care, un assistant propose des quantités (fonction « Plus tard »), une personne crée la demande d’achat, et celui qui prépare un bon de commande ne peut pas l’approuver. Données synthétiques.
01
Le problème (posé en questions)
- Savez-vous quels lots arrivent à péremption dans les trois mois, et qui décide de leur sort ?
- Si un implant manque la veille d’une intervention, qui l’apprend en premier ?
- La personne qui prépare un bon de commande peut-elle aussi l’approuver ?
02
La fonctionnalité en action
01Stock (Pilote)
Les articles par emplacement, avec lot, péremption, seuil et statut.
02Péremption (Pilote)
La quarantaine retire le lot de la circulation ; retour ou destruction restent décidés par la pharmacie.
03Réapprovisionnement (Plus tard)
L’assistant propose une quantité et sa raison. Il ne commande jamais : chaque quantité devient une demande d’achat.
04Rupture imminente (Plus tard)
Le stock couvre-t-il le programme de la semaine ? Le calcul est montré par date et par salle, sans nom de patient ; la demande urgente est votre décision.
05Modifier la quantité (Plus tard)
Votre quantité remplace la proposition ; l’original et votre raison restent consignés.
06Demandes créées (Plus tard)
Les demandes existent et attendent le responsable de service ; rien n’est commandé avant la dernière approbation.
07Approbation impossible (Pilote)
Vous avez préparé ce bon : vous ne pouvez pas l’approuver. Il attend la finance.
08Écart de réception (Pilote)
Réception partielle enregistrée, reliquat attendu, rien n’est écrasé.
09Écart de prix (Pilote)
Contrat et facture côte à côte ; le courrier est proposé, jamais envoyé seul.
10Marchés publics (Plus tard · Établissements publics · exemple)
Les étapes, pièces et échéances d’une procédure publique, à valider avec un conseil. Une clinique privée suit le circuit Achats.
03
Qui fait quoi
| Étape | Qui | Ce que fait le logiciel |
|---|---|---|
| Suivre les stocks, saisir les mouvements, inventorier | Le magasinier | Trace chaque mouvement ; un écart de comptage s’explique, il ne se corrige pas en silence |
| Décider du sort d’un lot proche de sa péremption | Le responsable de la pharmacie | Propose la quarantaine ; ne décide pas de la destination |
| Proposer des quantités (seuils, consommation, programme opératoire en totaux) | Un assistant logiciel | Propose seulement (Accepter · Modifier · Rejeter) |
| Créer les demandes d’achat | Le magasinier ou l’acheteur | Les fait entrer dans le circuit |
| Approuver un bon de commande | Le responsable de service, puis la finance (circuit d’exemple) | Montre qui a approuvé ; interdit à celui qui prépare d’approuver |
L’établissement garde ses rôles cliniques : le pharmacien valide la dispensation. 1001care fournit le logiciel et les messages ; il ne prend aucune décision médicale.
Qui voit quoi (à confirmer par un conseil) : le magasinier voit le stock et les achats, jamais un dossier de patient ; le programme opératoire ne lui parvient qu’en totaux par date et par salle. L’assistant travaille dans les mêmes limites que la personne pour qui il travaille.
04
Ce qui se règle établissement par établissement
Les écrans montrent des réglages d’exemple.
- Qui approuve un achat, dans quel ordre, au-dessus de quel montant (circuit « Achats courants » d’exemple).
- Si une commande urgente suit le même circuit en priorité ou un raccourci.
- Les seuils minimum et maximum par article et par emplacement, et les délais.
- Qui décide du sort des lots périmés.
- Pour un établissement public : les pièces et étapes d’un marché, à faire valider avec un conseil.
05
Conçu, Pilote, Plus tard, proposé
- Mouvements tracés, inventaire, réception avec lot et péremption par ligne
- États hors ligne, erreur d’envoi, bon refusé, fournisseur suspendu
- Pilote : Stock, Achats, Fournisseurs
- Plus tard : Réapprovisionnement, Marchés publics
- Commande électronique aux fournisseurs
- Délais légaux d’un marché public : question posée à un conseil
Questions fréquentes
Comment suivre les lots et les péremptions dans une clinique ?
Par lot : une date de péremption saisie à la réception, une liste des lots à traiter d’abord, et une quarantaine qui retire le lot de la circulation. Le retour ou la destruction restent décidés par la pharmacie. La méthode complète est dans le guide Suivre les stocks et les péremptions.
Source : écran « Stock » (feuille « Péremption ») de 1001care (maquette, données synthétiques, Pilote).
Un assistant peut-il commander à la place du magasinier ?
Non. L’assistant propose une quantité et sa raison ; il ne commande jamais. Chaque quantité devient une demande d’achat créée par une personne, et rien n’est commandé avant la dernière approbation. Cette fonction est étiquetée « Plus tard ».
Source : écran « Réapprovisionnement » de 1001care (maquette, données synthétiques, Plus tard).
Qui peut approuver un bon de commande ?
Dans le circuit d’exemple, le responsable de service puis la finance. Celui qui a préparé un bon ne peut pas l’approuver : l’écran l’explique et le bon attend la finance. Les circuits et les seuils sont des réglages de chaque établissement.
Source : écran « Achats » (état « Approbation impossible ») de 1001care (maquette, données synthétiques, Pilote).
Si un implant manque la veille d’une intervention, qui l’apprend en premier ?
Dans 1001care, l’écran « Rupture imminente » compare le stock au programme de la semaine, par date et par salle, sans nom de patient. La demande urgente reste votre décision. Fonction « Plus tard ».
Source : écran « Réapprovisionnement » (état « Rupture imminente ») de 1001care (maquette, données synthétiques, Plus tard).
Le module gère-t-il les marchés publics ?
Un écran d’exemple, réservé aux établissements publics et étiqueté « Plus tard », montre les étapes, pièces et échéances d’une procédure. La procédure applicable est à valider avec un conseil ; une clinique privée suit le circuit Achats.
Source : écran « Marchés publics » de 1001care (maquette, données synthétiques, Plus tard).
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- 20 à 30 minutes
- En visio ou sur place
- Avec l’équipe 1001care