Suivi des péremptions : suivre les stocks et les lots, du magasin à l’unité de soins

Ce que couvre ce guide

Un lot périmé retrouvé dans une armoire, un implant en rupture le matin de l’intervention, une commande validée par la personne qui l’a préparée : ces trois histoires ont la même racine, un stock suivi par article mais pas par lot, et des achats sans circuit clair. Ce guide s’adresse au pharmacien, au responsable des stocks et au directeur. Il propose une méthode en huit étapes puis montre ce que les écrans conçus de 1001care permettent. Données synthétiques : des maquettes, pas un produit en fonctionnement.

En bref

• Suivez le lot et la date de péremption, pas seulement l’article, depuis la réception jusqu’à l’utilisation.
• Rien ne se supprime : une erreur de stock se corrige par un mouvement inverse, un écart d’inventaire par un ajustement validé.
• L’assistant de réapprovisionnement propose des quantités avec leur raison ; une personne décide et le circuit d’achat reste complet.
• Celui qui prépare un bon de commande ne l’approuve pas.
• Un rappel fournisseur bloque le lot, retrouve les dispensations par lot et par patient, et laisse aux médecins les décisions concernant les patients.

Qui fait quoi

Le pharmacien valide la dispensation, le médecin prescrit, la direction fixe les circuits d’achat. 1001care fournit le logiciel ; il ne prend aucune décision médicale et ne propose aucune dose ni substitution.

Les étapes

1. Définir les emplacements et ce qu’on suit

Listez les endroits où le stock vit : pharmacie centrale, magasin général, bloc opératoire, réactifs, stocks de proximité des services. L’écran Stock (Stocks et achats) les montre sous forme d’onglets, avec pour chaque article le lot, la quantité, le seuil, la date de péremption et un statut (en stock, sous le seuil, péremption proche). Les quantités et les références sont synthétiques.

2. Réceptionner par lot

À la réception, un lot et une péremption sont saisis pour chaque ligne ; l’entrée en stock se fait par lot. Si la quantité reçue est inférieure à la commande, l’écran Écart de réception enregistre une réception partielle : le reliquat reste attendu et l’écart reste visible pour le rapprochement de la facture. Rien n’est envoyé au fournisseur sans une personne.

3. Tracer chaque mouvement, inventorier sans corriger en silence

Entrée, sortie, transfert : le mouvement est enregistré avec le nom et l’heure, tracé jusqu’au service. Il ne se supprime pas ; une erreur se corrige par un mouvement inverse. À l’inventaire, chaque écart reçoit une explication, puis devient un mouvement d’ajustement validé par le responsable de stock. Hors ligne, la lecture reste possible et les mouvements attendent dans une boîte d’envoi visible.

4. Fixer des seuils et laisser l’assistant proposer

Les seuils minimum et maximum sont les vôtres ; chaque révision est consignée avec son auteur, et l’assistant ne les change jamais seul. L’écran Réapprovisionnement (catalogue : Plus tard) liste les articles à réapprovisionner avec la raison de chaque proposition (seuil franchi, consommation en hausse, programme opératoire). Vous pouvez modifier la quantité, et votre raison est consignée à côté de la proposition d’origine. Quand l’historique est trop court, l’assistant ne propose rien et le dit : « — » veut dire pas assez de données, jamais zéro. S’il est indisponible, la règle des seuils continue sans lui. Pour le bloc, il lit le programme sous forme de comptes par date et par salle, sans aucun nom de patient.

5. Approuver les achats avec un circuit complet

Le circuit d’exemple « Achats courants » compte quatre pas : demande d’achat, responsable de service (le pharmacien pour les médicaments et fournitures), validation de la finance, envoi par l’acheteur. Aucun bon ne part avant la dernière approbation. L’écran Approbation impossible explique qu’on ne valide pas ce qu’on a préparé ; un refus garde son motif et le bon reste modifiable. Les seuils de montant de chaque circuit sont à fixer par la direction ; les maquettes n’en renseignent aucun.

6. Surveiller les péremptions, gérer un rappel

Dans Lots et péremptions (Pharmacie, Pilote), les lots à traiter d’abord sont en tête : périmés à retirer, péremption proche. Le retrait d’un lot exige un motif et reste dans l’historique ; il ne peut pas être effacé. Depuis l’écran Stock, la feuille Péremption liste les lots proches de la péremption et permet de mettre un lot en quarantaine : il n’est plus proposé aux services, et son sort (retour, destruction) est décidé par le pharmacien responsable. En cas de rappel fournisseur, le lot est bloqué, les dispensations sont retrouvées par lot et par patient, et la pharmacie prévient les services ; les décisions concernant les patients restent aux médecins prescripteurs. Un score de risque affiché est étiqueté « indicatif », et l’agent qui signale un risque de rupture ne lance rien sans une personne.

7. Alimenter les unités de soins

Dans Demandes au stock (Soins infirmiers), l’infirmière voit le stock de son service avec ses seuils, fait une demande à la pharmacie ou au magasin et la suit : demandée, préparée, en route, reçue. À la réception, elle compte ; un écart est signalé au magasin. Si la pharmacie ne peut pas livrer, le service ne remplace rien lui-même : le choix d’un autre produit revient au médecin prescripteur. Côté pharmacie, Stocks des services (Pilote) propose des quantités d’après les seuils ; le pharmacien ajuste et valide.

8. Relier le stock au bloc

Au bloc, Implants et consommables (Bloc opératoire, Pilote) enregistre chaque implant scanné : lot, série, taille, péremption, qui l’a scanné et quand, statut. Un lot non reconnu n’est pas ajouté ; un lot périmé est refusé, avec la pharmacie prévenue ; un retrait exige un motif. Les implants ne passent à la facturation qu’après la signature du compte rendu opératoire par le chirurgien. Voir le guide Sécuriser le bloc.

En vidéo

Ce que le logiciel fait, ce que les personnes décident

Le logiciel :

• suit chaque lot depuis la réception jusqu’à l’utilisation, avec son historique ;
• propose des quantités avec leur raison, sans jamais inventer une quantité faute de données ;
• applique le circuit d’achat et refuse l’auto-approbation ;
• bloque un lot rappelé et retrouve ses dispensations.

Les personnes :

• fixent les seuils, les circuits et les montants ;
• acceptent, modifient ou rejettent chaque proposition ;
• décident du sort d’un lot, du remplacement d’un produit, des suites pour les patients concernés ;
• valident la dispensation (le pharmacien) et signent le compte rendu (le chirurgien).

Ce qui se règle avec votre établissement

Les écrans montrent des réglages d’exemple ; chaque établissement configure les siens.

• Les circuits d’approbation, les montants à partir desquels chaque pas s’applique, et le traitement d’une commande urgente.
• Les seuils, les délais fournisseurs, les emplacements, les familles d’articles.
• Qui décide de la quarantaine, du retour ou de la destruction d’un lot.
• Qui peut ouvrir le registre des stupéfiants (étape « Plus tard », deux signatures de deux personnes différentes dans la démonstration).

Questions pour un conseil et pour l’autorité pharmaceutique compétente, non tranchées ici : les règles de traçabilité des lots, de rappel et de registre des stupéfiants ; la procédure des marchés publics (écran réservé aux établissements publics, étiqueté « exemple » et « à valider ») ; l’hébergement des données de stock.

Questions fréquentes

Voir la démonstration

• Stocks et achats — stock, achats, réapprovisionnement, fournisseurs.
• Pharmacie — dispensation, lots et péremptions, rappel.
• Soins infirmiers — demandes au stock du service.
• Bloc opératoire — implants et consommables.
• Guide lié : Sécuriser le bloc.