DÉMONSTRATION · FACTURATIONConçu
Du séjour à la facture, sans acte oublié ni encaissement douteux
Les actes saisis pendant le séjour alimentent la facture. L’agent de facturation la répartit entre les payeurs selon les règles de la clinique ; le caissier encaisse, et ne peut pas annuler son propre encaissement. Une facture validée ne se modifie plus : on la corrige par un avoir.
Données synthétiques. Les écrans n’affichent aucun montant. Le modèle d’accès est une proposition qu’un conseil doit confirmer.
Écrans en conception
Clip HM-BIL · prévu
Réponse courte
Un logiciel de facturation de clinique transforme les actes saisis pendant le séjour en facture, la répartit entre les payeurs et le patient, encaisse et prépare les bordereaux. Dans 1001care, l’agent de facturation valide, le caissier encaisse sans pouvoir annuler son propre paiement, et une facture validée se corrige par un avoir. Données synthétiques.
01
Le problème (posé en questions)
- Combien d’actes faits pendant un séjour n’arrivent jamais sur la facture ?
- Qui peut annuler un paiement, et cette personne est-elle différente de celle qui l’a encaissé ?
- Un bordereau envoyé à un organisme payeur est-il complet avant l’envoi, ou seulement après le rejet ?
02
La fonctionnalité en action
01Actes à facturer
Les actes et consommables du séjour remontent du dossier, avec leur source. Un assistant signale des actes probablement oubliés, ou propose un code de la liste de la clinique ; une personne décide.
02Facture de sortie (brouillon)
La facture est répartie entre les payeurs et la patiente. L’assistant pré-remplit le payeur de chaque ligne ; les montants viennent des règles, pas de lui. Deux règles qui se contredisent attendent une décision.
03Validée · verrouillée
Une confirmation avant verrouillage. Ensuite la facture est en lecture seule.
04Avoir
En cas d’erreur : un avoir, avec un motif obligatoire, puis une nouvelle facture. La facture d’origine reste consultable.
05Caisse
Chaque encaissement donne un reçu. Celui qui encaisse ne peut pas annuler son propre paiement : une autre personne le fait, avec un motif.
06Part non réglée
Si la patiente ne peut pas régler à la sortie, les options suivent la règle de la direction. La patiente n’est jamais retenue.
07Bordereaux
Un bordereau par payeur et par période, vérifié avant envoi, suivi facture par facture jusqu’au retour, y compris les rejets.
08Devis et forfaits (Pilote)
Un devis indicatif, non contractuel. Un assistant propose un forfait de la liste de la clinique.
09Créances payeurs (Pilote)
L’ancienneté des factures impayées, comptée en factures et non en argent. L’assistant propose un rapprochement de virement ; la personne l’applique.
10Honoraires (Pilote)
Le relevé des honoraires des praticiens de l’établissement. Aucun taux affiché : le cadre juridique est une question posée à un conseil. Sans règle, le relevé attend. Le praticien ne voit que les siens.
03
Qui fait quoi
| Étape | Qui | Ce que fait le logiciel |
|---|---|---|
| Faire et saisir les actes | Le médecin et l’équipe de soins | Les fait remonter vers la facture |
| Coder, répartir, valider la facture | L’agent de facturation | Calcule à partir des tarifs et des règles que la clinique a saisis ; verrouille la facture validée |
| Proposer un code, un payeur par ligne, un acte oublié, un rapprochement | Un assistant logiciel | Propose seulement ; une personne décide (R6) |
| Arbitrer deux règles de payeur qui se contredisent | Le directeur financier (réglage d’exemple) | Montre les deux règles, bloque la validation |
| Encaisser | Le caissier | Délivre le reçu ; refuse l’annulation de son propre encaissement (R3) |
| Annuler un encaissement | Une autre personne, avec un motif | Garde l’historique |
| Envoyer les bordereaux, suivre les rejets | L’agent de facturation | Contrôle avant envoi ; suit chaque facture |
L’établissement garde ses rôles cliniques et sa responsabilité de facturation. 1001care fournit le logiciel et les messages ; il ne fixe aucun tarif, ne décide d’aucun remboursement et ne prend aucune décision médicale.
Qui voit quoi (à confirmer par un conseil) : l’agent de facturation et le chargé des admissions voient uniquement les documents que le payeur exige : les actes, et un code de diagnostic seulement si le formulaire le demande. Jamais les notes ni les résultats. Le directeur de la clinique voit des totaux.
Un assistant travaille dans l’accès de la personne pour qui il agit. Relever son niveau est réservé à l’administrateur informatique (agent administratif) et se retrouve dans le « Journal des agents ».
04
Ce qui se règle établissement par établissement
- Les listes de tarifs et la nomenclature de l’établissement, en versions datées ; chaque facture garde la version utilisée.
- Les conventions et règles de chaque payeur, et qui arbitre quand deux règles se contredisent.
- L’option proposée à la sortie quand la patiente ne peut pas régler (échéancier, reconnaissance de dette, report) : « la règle de la direction ».
- Le traitement d’un écart de caisse à la clôture, et les circuits de validation.
- La règle de partage des honoraires, fixée par la direction après avis d’un conseil.
Les écrans montrent des réglages d’exemple, pas des règles du produit.
05
Conçu, Pilote, Plus tard, proposé
- Actes à facturer, facture de sortie, caisse, bordereaux
- États : facture validée, avoir, règles en conflit, annulation refusée, hors ligne, rejets
- Devis et forfaits (Pilote)
- Créances payeurs (Pilote) ; Honoraires (Pilote)
- Feuille de soins électronique et échanges électroniques avec les payeurs : « Non connecté ». Cela dépend de chaque payeur et d’un conseil ; aucune homologation n’est annoncée
- Paiement mobile, remboursements
06
Pour chaque rôle
-
Agent de facturation
La liste de ce qui manque avant de valider.
-
Caissier
Un reçu à chaque encaissement et un garde-fou clair.
-
Directeur financier
Un conflit de règles qui attend sa décision, avec les deux règles côte à côte.
Questions fréquentes
Comment se passe la facturation en clinique ?
Les services saisissent les actes pendant le séjour, ils remontent vers la facture, l’agent de facturation la répartit entre les payeurs et le patient, la valide, puis le caissier encaisse. Les bordereaux partent ensuite par payeur, après un contrôle des pièces, et sont suivis jusqu’au règlement ou au rejet. Les règles de chaque payeur sont à vérifier avec l’organisme concerné.
Source : écrans « Actes à facturer », « Facture de sortie » et « Bordereaux » de 1001care (maquette, données synthétiques).
Quel est le meilleur logiciel de facturation pour une clinique ?
Il n’y a pas de meilleur logiciel dans l’absolu. Comparez les mêmes critères : prise en compte de vos tarifs et conventions en versions datées, séparation de l’encaissement et de l’annulation, facture verrouillée et corrigée par avoir, contrôle des bordereaux avant l’envoi, accès limité aux seules pièces que le payeur exige. Le guide Choisir un logiciel pour une clinique détaille la démarche ; 1001care en montre une illustration, sans classement.
Source : pratique décrite dans le guide « Choisir un logiciel pour une clinique » ; à adapter à vos procédures.
Peut-on corriger une facture déjà validée ?
Non : dans 1001care, une facture validée est en lecture seule. On crée un avoir avec un motif obligatoire, puis une nouvelle facture. La facture d’origine reste consultable.
Source : écran « Facture de sortie » (état « Avoir ») de 1001care (maquette, données synthétiques).
Qui peut annuler un encaissement ?
Une autre personne que celle qui a encaissé, avec un motif. Celui qui encaisse ne peut pas annuler son propre paiement : l’écran l’explique et propose de demander à un collègue.
Source : écran « Caisse » de 1001care (maquette, données synthétiques).
Le logiciel envoie-t-il les feuilles de soins électroniques aux organismes payeurs ?
Pas dans 1001care : la feuille de soins électronique y figure seulement comme emplacement étiqueté « Non connecté », et aucune homologation n’est annoncée. L’usage d’un échange électronique dépend de chaque payeur : c’est une question à poser à l’organisme payeur et à un conseil. Le papier reste la voie de repli.
Source : écran « Bordereaux » de 1001care (maquette, données synthétiques).
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- Espace : Séjours, facturation, gestion · Termes : bordereau, tiers payant, FSE
Qui, chez vous, peut annuler un paiement qu’il a lui-même encaissé ?
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- 20 à 30 minutes
- En visio ou sur place
- Avec l’équipe 1001care