DÉMONSTRATION · IDENTITÉ DES PATIENTSConçu
Chercher avant de créer : un patient, un seul dossier
L’accueil cherche le patient, en lettres latines ou arabes, avant de créer un dossier. Un assistant logiciel peut signaler un dossier existant probable ; une personne décide, et une fusion demande une seconde personne. Rien n’est supprimé.
Données synthétiques. Le modèle d’accès est une proposition qu’un conseil doit confirmer.
Écrans en conception
Clip HM-PAT · prévu
Réponse courte
L’identitovigilance (ou identito-vigilance) est l’ensemble des moyens qui visent à rattacher chaque patient à son propre dossier, sans erreur ni doublon, à chaque étape de sa prise en charge. Dans 1001care, l’accueil cherche avant de créer, un assistant signale un doublon probable, et deux personnes confirment une fusion. Données synthétiques.
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Le problème (posé en questions)
- Quand un patient revient, votre accueil cherche-t-il d’abord, ou crée-t-il un nouveau dossier pour aller vite ?
- Un même nom s’écrit-il de plusieurs façons chez vous, en lettres latines et en arabe ?
- Si deux dossiers concernent la même personne, qui décide de les réunir, et que reste-t-il de l’historique ?
- Pour un enfant, qui est le tuteur, quel document l’accueil a-t-il vu, et que peut-il décider ?
02
La fonctionnalité en action
01Recherche patient
On cherche par nom, CIN, téléphone ou numéro de dossier, en lettres latines ou arabes. Les téléphones sont masqués.
02Recherche : aucun résultat
Rien trouvé ? L’écran propose l’autre écriture du nom, la recherche par CIN ou par téléphone, puis l’enregistrement d’une nouvelle personne.
03Recherche : service qui ne répond pas
La saisie est conservée. L’accueil peut continuer sur papier et saisir plus tard.
04Enregistrement au guichet
Photo de la CIN, champs lus sur la carte à contrôler, couverture, venue du jour. Un assistant signale un dossier existant probable ; rien n’est enregistré avant la fin.
05Enregistrement hors ligne
Le poste est hors ligne : l’enregistrement attend dans la boîte d’envoi. Aucune fusion ni signature hors ligne.
06Fiche patient
Identité, couverture, consentements, modifications récentes. Si un collègue modifie le téléphone en même temps, l’écran montre les deux versions.
07Doublons à vérifier
L’assistant compare deux dossiers et propose. Une personne décide, puis une deuxième confirme. Les deux historiques sont conservés.
08Seconde validation
La fusion attend la confirmation d’une autre personne : dans l’écran d’exemple, le directeur de la clinique.
09Mineurs et tuteurs
Chaque droit du tuteur se choisit à l’accueil, un par un. Aucun choix n’est prérempli, et rien ne s’enregistre tant qu’un choix manque.
10Lien contesté
Le lien ne peut pas être confirmé : le dossier est retenu et transmis au chargé de relation patient. Le tuteur déclaré n’a aucun droit en attendant.
03
Qui fait quoi
| Étape | Qui | Ce que fait le logiciel |
|---|---|---|
| Chercher, vérifier la pièce d’identité, créer ou compléter le dossier | L’accueil | Compare les écritures latines et arabes, lit les champs de la carte pour contrôle, garde l’historique |
| Signaler un dossier existant probable | Un assistant logiciel | Propose seulement, avec sa source ; ne fusionne jamais seul |
| Décider de la fusion | Une personne de l’accueil, puis une seconde personne | Montre la comparaison champ par champ ; conserve les deux historiques |
| Enregistrer un tuteur et ses droits | L’accueil, document vu | Exige un choix pour chaque droit ; trace l’auteur et la date |
| Trancher un lien contesté | Le chargé de relation patient, avec un conseil si besoin | Retient le dossier ; ne donne aucun droit entre-temps |
L’établissement garde ses rôles cliniques et administratifs. 1001care fournit le logiciel et les messages ; il ne prend aucune décision médicale, ni sur l’identité d’un patient, ni sur la tutelle d’un enfant.
Qui voit quoi (à confirmer par un conseil) : l’accueil voit l’identité, la couverture, les venues et les consentements, jamais le contenu clinique. Chaque personne a son identifiant, sans compte partagé, et chaque modification d’identité est tracée avec son auteur et son motif. Le directeur de la clinique voit des totaux, pas des dossiers cliniques.
04
Ce qui se règle établissement par établissement
Les écrans montrent des réglages d’exemple, pas des règles du produit.
- Qui confirme une fusion (dans l’exemple : le directeur de la clinique), et dans quel délai.
- Les pièces acceptées pour un tuteur (livret de famille, acte de naissance, jugement) et les droits proposés au choix.
- Les régimes de couverture et mutuelles proposés au guichet.
- Les champs obligatoires pour une identité temporaire, et le délai pour la compléter.
- Le masquage des numéros de téléphone selon le rôle.
Les règles de consentement pour un mineur, la conservation de l’image de la pièce d’identité et la gestion du lien contesté sont des questions posées à un conseil, à valider avec un conseil.
05
Conçu, Pilote, Plus tard, proposé
- Recherche bilingue, enregistrement au guichet, fiche patient, doublons à deux personnes, mineurs et tuteurs, états hors ligne et erreur
- Aucun écran étiqueté « Pilote » ou « Plus tard » dans ce module ; le catalogue classe la préinscription par le patient et les liens familiaux en « Pilote »
- Préinscription depuis l’application ou une borne (PAT-09) ; liens de foyer et contacts d’urgence au-delà des tuteurs (PAT-07) ; futur identifiant national de santé (PAT-02) : question posée à un conseil ; vérification des droits auprès des organismes payeurs : proposée, rien n’est connecté
Questions fréquentes
Qu’est-ce que l’identité vigilance ?
L’identitovigilance (ou identito-vigilance) désigne les moyens qui visent à rattacher chaque patient à son seul dossier, tout au long de sa prise en charge, et à éviter les erreurs et les doublons. Elle commence à l’accueil et concerne tous les services. Dans 1001care, le logiciel aide l’accueil à chercher, comparer et tracer ; c’est l’établissement qui fixe ses règles.
Source : écran « Recherche patient » de 1001care (maquette, données synthétiques).
Quels sont les risques liés à l’identitovigilance ?
Un dossier en double, ou un dossier confondu avec celui d’une autre personne, sépare l’historique d’un patient ou y mêle celui d’un autre. L’accueil cherche à éviter trois situations : un même nom écrit de plusieurs façons, un enfant enregistré avec un mauvais tuteur, une fusion faite trop vite. Dans 1001care, une fusion demande deux personnes et rien n’est supprimé.
Source : écrans « Doublons à vérifier » et « Mineurs et tuteurs » de 1001care (maquette, données synthétiques).
Quelles sont les bonnes pratiques en identitovigilance ?
Chercher avant de créer, contrôler la pièce d’identité, saisir les noms dans les deux écritures, ne jamais fusionner seul et garder l’historique de chaque modification. Pour les laboratoires, le guide de bonne exécution des analyses (GBEA) « recommande » de demander une pièce d’identité au patient : c’est une recommandation, pas une obligation. Dans 1001care, les téléphones sont masqués selon le rôle et chaque modification d’identité est tracée avec son auteur et son motif. Les règles de votre établissement s’ajoutent à celles-ci.
Source : arrêté n° 2598-10 du 7 septembre 2010 (GBEA), chap. II § 1-2, BO n° 5892 du 18 novembre 2010, p. 2048 — https://www.sgg.gov.ma/Portals/0/profession_reglementee/Dec_2598.10_Fr.pdf, consulté le 20 oct. 2026 ; écran « Fiche patient » de 1001care (maquette, données synthétiques).
Quelle est la procédure d’identification des patients ?
Dans 1001care, l’accueil cherche par nom, CIN, téléphone ou numéro de dossier ; si rien n’apparaît, l’écran propose l’autre écriture du nom. L’enregistrement au guichet photographie la CIN, fait lire les champs pour contrôle, saisit la couverture, et un assistant signale un dossier existant probable avant la fin. Les pièces acceptées et les délais pour une identité temporaire se règlent établissement par établissement.
Source : écrans « Recherche patient » et « Enregistrement au guichet » de 1001care (maquette, données synthétiques).
Quelle est la différence entre l’identitovigilance primaire et secondaire ?
Dans la pratique hospitalière, on parle d’identitovigilance primaire pour l’identification à l’entrée (recherche, création, fusion de dossiers) et d’identitovigilance secondaire pour le contrôle de l’identité aux étapes suivantes des soins. Ce module de démonstration montre le premier côté : recherche, enregistrement, doublons, mineurs et tuteurs. Le contrôle aux étapes de soins se définit avec votre établissement.
Source : pratique hospitalière générale, à adapter à vos procédures ; écran « Doublons à vérifier » de 1001care (maquette, données synthétiques).
07
Guides liés
- Éviter les doublons de dossiers patients — la méthode, étape par étape, puis les écrans conçus.
- Informatiser une clinique sans perdre le fil — par où débuter.
- Contrôler qui voit quoi dans le dossier patient
- Voir aussi : Rendez-vous · Relations et adressages
- Espace : Patients, rendez-vous, accueil
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