Doublons de dossiers patients : comment les éviter et les fusionner sans rien perdre

Ce que couvre ce guide

Un même patient enregistré deux fois, avec deux orthographes, c’est un historique coupé en deux : des résultats que le médecin ne voit pas, une facture adressée à la mauvaise fiche, un rendez-vous manqué. Ce guide concerne l’accueil, les admissions et la direction. Il décrit une méthode (chercher avant de créer, comparer, fusionner à deux, ne rien effacer) puis ce que montrent les écrans conçus de 1001care.

Données synthétiques. Les écrans sont des maquettes. Ils n’annoncent pas un fichier sans erreur : ils organisent le contrôle humain.

En bref

• Chercher avant de créer : par nom en lettres latines ou arabes, par CIN, par téléphone ou par numéro de dossier.
• Comparer champ par champ quand deux dossiers se ressemblent : un assistant logiciel signale, une personne décide.
• Une fusion demande deux personnes différentes, et la seconde validation appartient à la direction de l’établissement.
• Rien n’est supprimé : les deux historiques sont conservés et chaque modification garde son auteur et son motif.
• Les mineurs ont un tuteur enregistré, avec des droits choisis un par un, jamais cochés d’office.

Qui fait quoi

L’établissement garde ses rôles cliniques et administratifs. 1001care fournit le logiciel ; il ne prend aucune décision médicale, et un assistant ne fait que proposer.

Les étapes

1. Chercher avant de créer

La règle la moins chère : personne ne crée une fiche sans avoir cherché. Dans l’écran Recherche patient des Patients, une seule barre accepte le nom, la CIN, le téléphone ou le numéro de dossier, en lettres latines ou arabes. Les téléphones sont masqués. Les trois états à prévoir sont dessinés : chargement lent (la saisie est conservée), aucun résultat (l’écran propose de vérifier l’orthographe, d’essayer l’autre écriture, de chercher par CIN ou par téléphone, et seulement alors d’enregistrer une nouvelle personne) et erreur de recherche (la saisie est conservée ; l’accueil peut continuer sur papier et saisir plus tard).

2. Enregistrer une identité complète au guichet

L’écran Enregistrement au guichet a trois blocs : identité, couverture, venue du jour. Rien n’est enregistré avant la fin. La photo de la CIN pré-remplit les champs ; l’écran demande de les contrôler, surtout l’écriture arabe. Le nom et le prénom se saisissent dans les deux écritures, avec la langue de contact. Si la personne a déjà une fiche, une carte « Dossier existant probable » liste les dossiers proches (même date de naissance, nom proche en arabe) : l’agent regarde et décide. Sans CIN, le dossier reçoit une identité temporaire (sexe, âge approximatif), signalée jusqu’à l’identification et à compléter avant la sortie. Si le poste est hors ligne, l’enregistrement attend dans une boîte d’envoi ; aucune fusion ni signature ne se fait hors ligne.

3. Prévoir les mineurs et leurs tuteurs

L’écran Mineurs et tuteurs enregistre le lien avec l’enfant, le document vu (livret de famille, acte de naissance ou jugement) et trois droits choisis un par un : consentir aux soins, voir les résultats, recevoir les rappels. Aucun choix n’est prérempli ; rien ne s’enregistre tant qu’un choix manque. Si le tuteur est absent, l’enfant est enregistré, le consentement attend le tuteur et les soins urgents suivent les règles d’urgence. Si le lien est contesté, le dossier est retenu et transmis au chargé de relation patient ; le tuteur déclaré n’a aucun droit en attendant.

4. Laisser un assistant signaler, jamais fusionner

L’écran Doublons à vérifier rassemble les paires proposées par l’assistant, avec le degré de ressemblance (forte, partielle). Une comparaison champ par champ indique « identique », « proche », « manquante » ou « différente » : nom latin, nom arabe, date de naissance, téléphone, CIN, couverture. La carte « Même personne probable » donne la raison. La personne a deux boutons : « Ce sont deux personnes » ou « Proposer la fusion ». Si elle n’est pas sûre, les deux dossiers sont signalés à la direction. L’assistant propose ; il ne fusionne jamais seul.

5. Exiger deux personnes pour fusionner

Une fusion se confirme par une seconde validation. Dans la fenêtre Confirmer la fusion, l’écran indique le dossier conservé, le dossier fusionné, qui a proposé et à quelle heure, et dit sans détour : la personne qui a proposé ne peut pas confirmer. Qui joue le rôle de seconde personne est un réglage de votre établissement (direction, responsable des dossiers, chargé de relation patient).

6. Ne rien supprimer, tout tracer

Après la fusion, les deux historiques sont conservés. Les onglets « Confirmés » et « Écartés » gardent les décisions. Sur la Fiche patient, chaque changement est tracé avec son auteur et son motif ; une CIN vérifiée ne change qu’avec un justificatif. Si un collègue modifie le téléphone pendant que vous consultez la fiche, l’écran affiche un conflit : vous comparez les deux versions et gardez la sienne ou la vôtre.

7. Suivre quelques indicateurs simples

Les écrans affichent les identités temporaires à compléter, les doublons à vérifier, ceux en attente de seconde validation, les doublons confirmés et écartés du mois. Choisissez deux ou trois de ces repères et regardez-les chaque semaine : c’est la mesure de votre hygiène d’identité (identitovigilance). Les valeurs affichées dans les maquettes sont des exemples.

En vidéo

Ce que le logiciel fait, ce que les personnes décident

Le logiciel

• Cherche dans les écritures latine et arabe et signale les dossiers proches.
• Compare deux dossiers champ par champ et dit ce qui manque.
• Refuse qu’une même personne propose et confirme une fusion.
• Conserve les deux historiques et trace chaque modification.

Les personnes

• Décident si deux dossiers sont la même personne.
• Choisissent les droits d’un tuteur, un par un.
• Tranchent un lien de tutelle contesté.
• Complètent une identité temporaire.

Ce qui se règle avec votre établissement

Les écrans montrent des réglages d’exemple. Chaque établissement choisit : qui donne la seconde validation d’une fusion, quels champs entrent dans la comparaison, quels documents prouvent un lien de tutelle, la langue de contact par défaut, et le délai de complétion d’une identité temporaire. Reste fixe dans 1001care : une fusion demande deux personnes, rien n’est supprimé.

Questions à poser à un conseil :

• Quelles pièces d’identité l’établissement peut-il lire, photographier et conserver, et à quelles formalités auprès de la CNDP ?
• Quelles règles de consentement et de visibilité s’appliquent à un mineur, à son tuteur et à un tiers déclaré ? Le libellé de consentement des écrans n’est pas validé.
• Quelles obligations de conservation pèsent sur un dossier fusionné ?

Ce guide ne remplace ni l’avis d’un conseil, ni les instructions de la CNDP, ni celles des ordres professionnels.

Questions fréquentes

Voir la démonstration

• Patients : recherche, enregistrement, doublons, mineurs et tuteurs.
• Console d’administration : le niveau de l’assistant « Doublons de dossiers » et son plafond.
• Rendez-vous : la fiche identifiée qui alimente la prise de rendez-vous.
• Termes : identitovigilance · DPI