DÉMONSTRATION · RENDEZ-VOUSConçu
De l’agenda à la salle d’attente, sans perdre un créneau
L’accueil prend le rendez-vous d’un patient déjà identifié, choisit son canal et sa langue de rappel, puis suit son arrivée dans la file d’attente. Quand un créneau se libère, un assistant logiciel propose ; une personne décide.
Données synthétiques. Le modèle d’accès est une proposition qu’un conseil doit confirmer.
Écrans en conception
Clip HM-APT · prévu
Réponse courte
Un logiciel de gestion des rendez-vous médicaux tient les agendas des praticiens, signale un créneau déjà pris, envoie les rappels selon le choix du patient et suit la file d’attente. Dans 1001care, l’accueil et le centre d’appels prennent les rendez-vous ; un assistant propose un créneau libéré, une personne décide. Données synthétiques.
01
Le problème (posé en questions)
- Quand deux agents d’accueil prennent le même créneau au même moment, qui s’en aperçoit, et quand ?
- Un patient qui a refusé un canal de message le reçoit-il quand même ?
- Un créneau annulé ou une absence de médecin laissent-ils une trace, ou disparaissent-ils de l’agenda ?
- Votre accueil voit-il en un coup d’œil qui est arrivé, qui attend, qui est absent ?
02
La fonctionnalité en action
01Agendas
La semaine d’un praticien : rendez-vous, créneaux libres, absences déclarées, patients en liste d’attente.
02Aucun créneau libre
Rien avant la date souhaitée : l’écran propose la semaine suivante, un autre praticien ou la liste d’attente. Rien n’est réservé tant qu’une personne n’a pas confirmé.
03Prendre rendez-vous
Le patient est déjà identifié : il reste le praticien, le créneau et le rappel. Le récapitulatif dit ce qui part après la confirmation.
04Créneau déjà pris
Un collègue vient de prendre le créneau : les créneaux les plus proches sont proposés, aucun n’est présélectionné.
05Canal à corriger
Le patient a refusé WhatsApp : l’écran impose de choisir SMS ou un appel. Son refus n’est jamais écrasé.
06File d’attente
Qui est arrivé, qui attend, qui est en consultation. Un absent reste visible dans l’historique.
07File d’attente hors ligne
La file reste lisible ; les arrivées enregistrées attendent dans la boîte d’envoi et partent à la reconnexion.
08Rappels
Envoyés la veille, selon les choix du patient. Un échec montre sa cause et la suite : appeler ou corriger le numéro. Un rappel ne contient ni motif ni résultat.
09Absences et liste d’attente (Pilote)
L’impact d’une absence sur les rendez-vous. Pour un créneau libéré, l’assistant propose un patient en attente : Accepter, Modifier ou Rejeter. Rien n’est envoyé avant qu’une personne décide.
03
Qui fait quoi
| Étape | Qui | Ce que fait le logiciel |
|---|---|---|
| Prendre, déplacer, annuler un rendez-vous | L’agent du centre d’appels ou l’accueil | Montre les créneaux, signale un conflit, garde l’historique d’un créneau annulé |
| Choisir le canal et la langue du rappel | Le patient, relayé par l’agent | Applique son choix ; ne contourne jamais un refus |
| Accueillir et suivre l’arrivée | L’accueil | Tient la file d’attente à jour |
| Gérer absences et liste d’attente | La secrétaire médicale | Montre l’impact des absences ; l’assistant propose un patient pour un créneau libéré |
| Informer le médecin qui a adressé le patient | Le médecin traitant signe le courrier | N’envoie rien sans le consentement du patient : le récapitulatif l’indique |
| Décider de l’urgence d’un rendez-vous | Un soignant | Rien : le classement de la liste d’attente suit l’ancienneté de la demande, et l’urgence clinique n’est pas dessinée |
L’établissement garde ses rôles cliniques. 1001care fournit le logiciel et les messages ; il ne prend aucune décision médicale, ni sur le choix d’un médecin, ni sur l’urgence d’un rendez-vous.
Qui voit quoi (à confirmer par un conseil) : l’accueil et le centre d’appels gèrent tous les agendas ; un médecin gère son propre agenda ; la direction voit des totaux. Le patient gère ses rendez-vous, et un proche autorisé seulement ce que le patient a partagé. Les rappels ne contiennent ni motif de visite ni résultat.
04
Ce qui se règle établissement par établissement
Les écrans montrent des réglages d’exemple, pas des règles du produit.
- Durée des créneaux, sites, praticiens et jours d’ouverture.
- Heure et canaux d’envoi des rappels (dans l’exemple : la veille à 18:00), et langues proposées.
- Politique d’absence : délai avant de marquer un patient absent, reprogrammation.
- Qui peut déplacer un rendez-vous, et qui valide une proposition de créneau libéré.
- Ordre de la liste d’attente : dans l’exemple l’ancienneté ; une priorité décidée par un soignant reste un choix de l’établissement.
Le consentement aux messages (WhatsApp, SMS) et l’usage de ces canaux avec des données de santé sont des questions posées à un conseil : à valider avec un conseil.
05
Conçu, Pilote, Plus tard, proposé
- Agendas, prise de rendez-vous avec conflit et refus de canal, file d’attente, rappels, états hors ligne et vide
- Absences et liste d’attente (Pilote)
- Réservation de salles et d’équipements avec le créneau (APT-02) ; séries de rendez-vous, par exemple dialyse ou kinésithérapie (APT-07) ; réservation soumise à un document d’adressage (APT-08) ; prise de rendez-vous en ligne par le patient (APT-03), montrée dans l’application patient
Questions fréquentes
Quel type de logiciel permet de gérer les rendez-vous médicaux ?
Un logiciel d’agenda partagé, relié à l’identité du patient et à la file d’attente, convient mieux qu’un simple calendrier. Il montre les créneaux de chaque praticien, signale les conflits, garde la trace des annulations et des absences, et envoie les rappels. Dans 1001care, ces fonctions sont les écrans « Agendas », « Prendre rendez-vous », « File d’attente » et « Rappels ».
Source : écran « Agendas » de 1001care (maquette, données synthétiques).
Quel est le meilleur logiciel de prise de rendez-vous ?
Aucun classement n’est possible sans connaître votre clinique ; jugez sur des critères. Que se passe-t-il quand deux personnes prennent le même créneau ? Le refus d’un canal de message par le patient est-il respecté ? Une absence laisse-t-elle une trace ? Qui décide d’un créneau libéré ? Voir les dix questions du guide de choix ; 1001care répond à ces quatre points sur des écrans, sans prétendre être le meilleur.
Source : écrans « Prendre rendez-vous » et « Absences et liste d’attente » de 1001care (maquette, données synthétiques).
Un agent IA de prise de rendez-vous peut-il réserver seul ?
Pas dans 1001care. Quand un créneau se libère, l’assistant propose un patient en liste d’attente ; la personne choisit Accepter, Modifier ou Rejeter, et rien n’est envoyé au patient avant sa décision. L’assistant ne décide pas de l’urgence d’un rendez-vous : le classement suit l’ancienneté de la demande. Cet écran est étiqueté Pilote.
Source : écran « Absences et liste d’attente » (Pilote) de 1001care (maquette, données synthétiques).
Que se passe-t-il quand deux personnes prennent le même créneau ?
Dans 1001care, l’écran prévient la seconde personne que le créneau vient d’être pris et propose les créneaux les plus proches ; aucun n’est présélectionné. Une personne confirme le choix. Votre établissement règle la durée des créneaux, les sites et les praticiens.
Source : écran « Créneau déjà pris » de 1001care (maquette, données synthétiques).
Comment envoyer les rappels de rendez-vous aux patients ?
Selon le canal et la langue choisis par le patient. Dans 1001care, les rappels partent la veille ; si le patient a refusé WhatsApp, l’écran impose SMS ou appel et ne contourne jamais le refus. Un échec montre sa cause et la suite : appeler ou corriger le numéro. Le détail des messages est dans Communication avec les patients.
Source : écrans « Rappels » et « Canal à corriger » de 1001care (maquette, données synthétiques).
07
Guides liés
- Organiser les rendez-vous et la file d’attente — la méthode, puis les écrans conçus.
- Voir aussi : Communication avec les patients · Centre de contact
- Espace : Patients, rendez-vous, accueil
Où se perdent vos créneaux aujourd’hui ?
Racontez-nous une journée d’accueil ; nous la déroulons sur les écrans, en direct.
- 20 à 30 minutes
- En visio ou sur place
- Avec l’équipe 1001care