Logiciel de gestion des admissions : gérer les admissions et le plan des lits

Ce que couvre ce guide

Dans une clinique, le lit est la ressource que tout le monde cherche en même temps : l’admission de 10 h 30, le transfert depuis la chirurgie, la sortie qui libère une chambre que le ménage doit encore remettre en état. Ce guide s’adresse à l’infirmier major, au cadre de santé et à l’équipe des admissions. Il propose une méthode en sept étapes et montre ce que les écrans conçus de 1001care permettent. Données synthétiques : des maquettes, pas un produit en fonctionnement.

En bref

• Une seule vue du jour réunit les admissions prévues et l’état de l’accord du payeur.
• Le plan des lits montre cinq états : libre, occupé, en nettoyage, bloqué, proposé. Un assistant peut proposer un lit ; une personne le confirme.
• Un lit en nettoyage n’est pas attribuable avant le contrôle de l’équipe de ménage.
• La sortie est décidée et signée par le médecin ; l’équipe prépare, l’administration facture.
• Le suivi de la durée de séjour (Pilote) compare une date prévue à la date réelle ; il ne dit rien de l’état de santé de la personne.

Qui fait quoi

Le médecin décide de l’admission, du transfert et de la sortie, et signe ; l’équipe infirmière gère les lits. 1001care fournit le logiciel ; il ne prend aucune décision médicale.

Les étapes

1. Partir de la liste du jour

Chaque matin, l’écran Admissions du jour (Admissions et lits) classe les admissions programmées par heure d’arrivée prévue et indique pour chacune l’accord du payeur : accordé, en attente, sans objet, refusé. Il compte les admissions prêtes, celles qui attendent un accord et celles qui sont bloquées. Une admission sans accord reste bloquée ; l’écran propose d’ouvrir la prise en charge (voir le guide Préparer un dossier de prise en charge). Une admission urgente se déclare à tout moment : l’accord n’est pas demandé avant, et le payeur est prévenu après.

2. Tenir le plan des lits à jour

Le Plan des lits affiche les unités, les chambres et chaque lit avec son état, l’occupant et la sortie prévue. Il distingue : libre, occupé, en nettoyage (remise en état), bloqué (maintenance), proposé. Les admissions en attente d’un lit figurent à côté. Quand aucun lit n’est libre dans l’unité demandée, l’état Aucun lit libre garde la demande sur une liste d’attente ; l’infirmier major de l’unité décide, et le médecin peut organiser un transfert ailleurs.

3. Laisser l’assistant proposer, confirmer soi-même

Le plan peut montrer un lit proposé par l’assistant, avec la raison (par exemple chambre double, côté fenêtre, même service que le chirurgien). Rien n’est attribué avant que l’infirmier major confirme dans une fenêtre qui rappelle la raison, ou choisisse un autre lit. Si une autre personne a pris le lit entre-temps, l’écran Lit déjà attribué montre les deux lits et ne remplace rien. Qui peut confirmer un lit est un réglage de votre établissement.

4. Relier le lit au ménage

Quand un patient quitte son lit, le lit passe en nettoyage. Dans les écrans de Services support (Services support), une proposition de l’assistant apparaît à la libération du lit : une tâche de ménage et une tâche de brancardage, annulables pendant dix minutes, qu’une personne décide. L’équipe de ménage met à jour l’avancement ; l’infirmier major le voit dans le plan, avec les étapes : lit libéré, nettoyage commencé, contrôle, lit prêt. Le lit redevient libre quand le contrôle est fait, pas avant. Aucune information médicale n’apparaît sur la tâche.

5. Enregistrer les transferts

L’écran Transferts garde le lit de départ, le lit de destination, l’heure, la personne qui enregistre et la transmission à l’équipe qui reçoit. Le lit quitté passe en nettoyage ; la facturation et le plan de soins suivent le patient. Trois cas sont dessinés : un transfert urgent (le patient est déplacé d’abord, le lit et la transmission s’enregistrent après), une erreur d’enregistrement (la saisie est gardée, on peut réessayer ou continuer sur papier), et un transfert vers un autre établissement, où la lettre est signée par le médecin et où l’équipe prépare le dossier sans décider du transfert. Un transfert enregistré est verrouillé ; une correction crée une nouvelle version avec son historique.

6. Préparer la sortie, laisser le médecin la signer

L’écran Sortie réunit la date, l’heure, la destination, le suivi prévu et les documents du patient : ordonnance, lettre de sortie, consignes. La lettre est signée par le médecin. Si elle n’est pas encore signée, la facture peut démarrer mais les documents du patient n’apparaissent dans son application qu’après la signature. Deux cas particuliers sont dessinés : une sortie contre avis médical, où le patient signe un formulaire et le médecin est prévenu, et la clôture d’un séjour qui se termine autrement que par un retour à domicile, où le médecin signe le document et informe la famille.

7. Suivre la durée de séjour sans en tirer de conclusion médicale

L’écran Durée de séjour (Pilote) classe les séjours en cours : au-delà de la date prévue, sorties du jour, dans les délais. La date prévue est saisie par l’équipe soignante ; un changement est daté, signé par la personne qui le saisit, avec une raison, et l’ancienne date reste dans l’historique. L’écran précise que le signalement n’est pas un jugement sur la santé de la personne et que le médecin décide de la sortie. Aucune comparaison avec une moyenne n’est affichée. L’écran Visiteurs et accompagnants (Pilote) délivre un pass après l’accord du patient et ne montre aucune information médicale au visiteur.

En vidéo

Ce que le logiciel fait, ce que les personnes décident

Le logiciel :

• montre l’état de chaque lit et son historique ;
• propose un lit libre avec sa raison, et signale un conflit si deux personnes visent le même lit ;
• relie la libération du lit au ménage et à l’avancement du contrôle ;
• garde les transferts et les sorties horodatés, signés, verrouillés.

Les personnes :

• confirment ou changent le lit ;
• décident un transfert ou une sortie, et signent la lettre ;
• notent la raison d’un dépassement de la date prévue ;
• décident si un visiteur peut être reçu.

Ce qui se règle avec votre établissement

Les écrans montrent des réglages d’exemple ; chaque clinique configure les siens.

• Qui peut confirmer un lit (dans la démonstration : l’infirmier major).
• Les unités, les chambres, les états de lit et leurs libellés.
• Les horaires de visite, le nombre de visiteurs par patient, la règle de l’accompagnant de nuit : tous marqués « exemple » dans les maquettes.
• Les documents de sortie et qui les prépare.

Questions pour un conseil, non tranchées ici : la gestion des visiteurs et de la confidentialité de la présence d’un patient ; le libellé d’une clôture de séjour particulière.

Questions fréquentes

Voir la démonstration

• Admissions et lits — admissions du jour, plan des lits, transferts, sortie, durée de séjour.
• Services support — ménage, brancardage, lien avec les lits.
• Soins infirmiers — l’équipe qui reçoit le patient transféré.
• Facturation — la facture qui démarre à la sortie.
• Guide lié : Préparer un dossier de prise en charge.
• Termes : prise en charge.