Traçabilité de l’administration des médicaments à l’unité de soins

Ce que couvre ce guide

Qui a prescrit, qui a validé la dispensation, qui a donné la dose, à quelle heure, et que s’est-il passé quand elle n’a pas été donnée ? Où trouvez-vous aujourd’hui la réponse : un papier, un cahier, la mémoire de la garde précédente ? Ce guide s’adresse à la direction médicale, à l’encadrement infirmier et à la pharmacie. Il décrit une chaîne en huit étapes, puis les écrans conçus de 1001care.

Données synthétiques. Les médicaments, les doses et les lots des écrans sont fictifs ; nous ne les citons pas. Les écrans ne proposent aucune dose.

En bref

• Le médecin prescrit et signe l’ordonnance. Le logiciel ne propose ni dose, ni substitution.
• Le pharmacien valide chaque dispensation, avec le lot et la date de péremption.
• L’infirmière administre après cinq vérifications au lit et signe chaque dose à son nom.
• Une dose non donnée, un médicament différent ou une prescription modifiée ont chacun leur écran, avec un motif et une personne qui décide.
• Rien ne se supprime : une correction est un ajout daté avec son motif.

Qui fait quoi

L’établissement garde ses rôles cliniques : le médecin prescrit, le pharmacien valide la délivrance, l’infirmière administre. 1001care fournit le logiciel ; il ne prend aucune décision médicale.

Les étapes

1. Partir de l’ordonnance signée

L’écran Ordonnance des Consultations liste les lignes avec la voie, la posologie et la durée, saisies par le médecin. L’écran précise qu’il ne propose ni dose ni substitution. La signature exige l’INPE du médecin au profil ; s’il manque, la signature est bloquée, le brouillon reste enregistré et les ressources humaines sont prévenues. L’ordonnance signée est en lecture seule : « Amender » crée une nouvelle version avec un motif. Si l’imprimante ne répond pas, l’ordonnance peut partir à l’application de la patiente ou en PDF par WhatsApp. La validité de la signature électronique d’une ordonnance est une question à poser à un conseil.

2. Faire valider chaque dispensation par le pharmacien

L’écran Dispensation de la pharmacie (Pilote) reçoit les ordonnances signées et les demandes des services. Le pharmacien voit l’ordonnance recopiée, non modifiable, choisit les lots et valide. L’écran ne propose ni dose ni substitution et ne signale aucune interaction. Si un lot change pendant la préparation, un état « stock insuffisant » propose un autre lot, une délivrance en deux fois ou de prévenir le prescripteur. Une dispensation validée est verrouillée avec le nom du pharmacien, l’heure, les lots et les péremptions ; un amendement crée une nouvelle version. Les lignes délivrées partent à la facturation sans montant sur cet écran.

3. Organiser la garde autour des tâches

L’écran Ma garde des soins infirmiers (Pilote) liste les tâches de l’unité : médicaments, constantes, soins, avec leur origine (prescription ou plan de soins), les retards en tête et les patients de l’infirmière. Un accès refusé s’affiche pour une autre unité, avec « Demander l’accès » ou « Accès d’urgence » (motif demandé, accès tracé, revue sous 24 h). Hors ligne, la liste reste lisible, les tâches faites partent à la reconnexion, mais la signature d’une dose attend la connexion.

4. Faire les cinq vérifications au lit

L’écran Administration des médicaments présente les doses du jour (données, à donner, prévues, si besoin) et, pour la dose choisie, cinq vérifications dans l’ordre : le bon patient (bracelet scanné), le bon médicament (code-barres), la bonne dose, la bonne voie, le bon moment. Les deux dernières se comparent à la prescription affichée. L’écran dit : la prescription du médecin décide de la dose, de la voie et de l’heure ; il aide à vérifier qu’on donne ce qui est prescrit. La fenêtre de confirmation récapitule les cinq contrôles, l’heure prévue et l’heure réelle.

5. Enregistrer aussi ce qui n’est pas donné ou ce qui change

Trois situations ont leur écran. Dose non donnée : l’infirmière choisit un motif et ajoute une précision ; le médecin prescripteur est prévenu et décide de la suite. Médicament différent : le médicament scanné ne correspond pas à la prescription, rien n’est enregistré, l’écran propose de scanner à nouveau ou d’appeler la pharmacie. Prescription modifiée : si le médecin change la prescription pendant les vérifications, l’écran montre l’avant et le maintenant, précise que rien n’a été donné, et demande de recommencer les vérifications ou d’appeler le médecin. Un écran dédié existe aussi quand aucune prescription n’est active.

6. Signer, ne rien supprimer

En confirmant, l’infirmière signe l’administration à son nom : un compte par personne, jamais de session partagée. L’administration ne se supprime pas : une correction est un ajout daté avec son motif.

7. Transmettre à la relève

L’écran Transmissions (Pilote) prépare, patient par patient, la situation, ce qu’il faut surveiller et ce qu’il y a à faire pendant la nuit. L’infirmière signe la transmission : elle est alors verrouillée et envoyée à l’équipe suivante, et une précision se fait par un ajout daté. L’équipe qui reçoit confirme « Relève reçue », ce qui laisse une trace de qui a pris le relais.

8. Boucler avec les stocks et les lots

Deux écrans ferment la boucle. Demandes au stock (Pilote) permet à l’unité de demander des articles à la pharmacie ou au stock général, avec accusé de réception. Lots et péremptions (Pilote) de la pharmacie suit les lots, les péremptions et les rappels fournisseur. Le registre des stupéfiants, avec deux signatures de deux personnes différentes pour chaque mouvement, est conçu mais étiqueté « Plus tard » et « À valider » : le circuit est à valider avec le pharmacien responsable et la réglementation marocaine. Les armoires automatisées sont « Non connecté ».

En vidéo

Ce que le logiciel fait, ce que les personnes décident

Le logiciel

• Recopie la prescription sans la modifier et sans rien proposer.
• Garde l’identité, l’heure prévue et l’heure réelle de chaque dose.
• Refuse d’enregistrer un médicament qui ne correspond pas à la prescription.
• Verrouille ce qui est signé et conserve l’historique.

Les personnes

• Le médecin prescrit, change ou arrête.
• Le pharmacien valide la délivrance.
• L’infirmière administre et signe.
• Le médecin décide quand une dose n’est pas donnée.

Ce qui se règle avec votre établissement

Les écrans montrent des réglages d’exemple. Chaque établissement configure : le format de l’ordonnance, les heures de la garde et de la relève, le seuil après lequel une tâche est « en retard », les médicaments qui demandent une seconde vérification (1001care montre l’infirmière seule et dit qu’une seconde vérification est une règle de l’établissement), qui peut demander au stock sans passer par l’infirmier major, et les personnes habilitées sur le registre des stupéfiants.

Questions à poser à un conseil :

• Quelle valeur donner à la signature électronique d’une ordonnance et à celle d’une dose administrée ?
• Quelles règles de la pharmacie hospitalière et de la réglementation marocaine encadrent la délivrance, la traçabilité des lots et le registre des stupéfiants ?
• Quelle durée de conservation pour ces enregistrements ?

Ce guide ne remplace ni l’avis d’un conseil, ni celui des ordres professionnels, ni les instructions des autorités.

Questions fréquentes

Voir la démonstration

• Soins infirmiers : ma garde, administration des médicaments, transmissions, demandes au stock.
• Pharmacie : dispensation validée, lots et péremptions, stupéfiants (Plus tard).
• Consultations : l’ordonnance signée par le médecin.
• Dossier clinique : notes et documents signés, verrouillés.
• Termes : compte rendu signé · journal d’accès